Kovo 31 d. Lietuvos statistikos departamente vyko personalo valdymo gerosios patirties dalijimosi mokymai. Lietuvos statistikos departamento specialistai pasidalijo savo gerąją patirtimi personalo valdymo klausimais, supažindino su departamento personalo valdymo ypatumais ir pažangiomis personalo valdymo priemonėmis, taikomomis departamente.
Lietuvos statistikos departamentas skiria daug dėmesio savo darbuotojams. Valstybės tarnybos departamentas kalbino Lietuvos statistikos departamento l. e. p. Žmogiškųjų išteklių valdymo skyriaus vedėją Kristiną Liutkienę.„Darbuotojai yra kiekvienos organizacijos pagrindinis turtas, o ypač – valstybės bei savivaldybių įstaigų. Juk būtent jie ir tik jie valstybinėse institucijose kuria pridėtinę vertę. Todėl savaime suprantama, kad kiekviena įstaiga nori pritraukti kvalifikuotus, efektyviai dirbančius darbuotojus ir išlaikyti juos kuo ilgesnį laiką. Gerėjant ekonominei situacijai tai padaryti tampa vis sudėtingiau. Kitaip nei verslas, negalime didinti atlyginimų ar kurti kokių išskirtinai gerų darbo sąlygų įrengti modernių kabinetų, poilsio zonų su teniso stalais, apmokėti sporto klubų ar kt. Tačiau tai nereiškia, kad nieko negalime padaryti. Pasitelkę grįžtamojo ryšio apklausas, stengiamės geriau pažinti savo darbuotojus, sužinoti jų poreikius ir tikslus, išsiaiškinti, kas jiems svarbu, kas labiausiai juos motyvuoja dirbti pas mus, ir pagal galimybes į tai atsižvelgti“, – sako K. Liutkienė, l. e. p. Lietuvos statistikos departamento Žmogiškųjų išteklių valdymo skyriaus vedėja.
Reikia žinoti, kas motyvuoja: „Kiekvienai įstaigai svarbu žinoti, kas jos darbuotojus motyvuoja dirbti būtent toje, o ne kitoje įstaigoje, ir dėl kokių priežasčių jie išeina. Ypač, jei kalbame apie talentingiausius, geriausius darbuotojus. Gebėjimas motyvuoti darbuotojus yra viena iš svarbiausių kiekvienos įstaigos savybių. Ne vien pinigai motyvuoja darbuotojus. Socialinių darbuotojų poreikių patenkinimas ir gera darbinė atmosfera taip pat padeda užtikrinti darbo sėkmę ir įgyvendinti įstaigos tikslus. Teko skaityti apie tyrimą, kurio rezultatai parodė, kad dauguma darbuotojų sutiktų gauti 20 proc. mažesnį atlyginimą, jei turėtų lankstesnį darbo grafiką. Kiti vertina galimybę būti naudingais ir įvertintais. Treti net ir dėl didesnio atlyginimo nenori palikti šaunaus kolektyvo“, – pasakoja Kristina Liutkienė, l. e. p. Lietuvos statistikos departamento Žmogiškųjų išteklių valdymo skyriaus vedėja.
Darbuotojų nuomonė keičia įstaigą
Pirmąjį savo grįžtamojo ryšio klausimyną Lietuvos statistikos departamentas susikūrė 2002 m. įgyvendindamas „Phare“ projektą, kuriame dalyvavo užsienio ir Lietuvos ekspertai, tarp jų tuometinė Vilniaus universiteto Komunikacijos fakulteto docentė Vilija Gudonienė, kuri atliko tyrimą ir padėjo sukurti klausimyną. Tais pačiais metais buvo atlikta ir pirmoji apklausa, kuri iki šiol kartojama kas antrus metus. Klausimų spektras itin platus: nuo kabinetų, koridorių būklės iki darbo atmosferos ir įstaigos veiklos bei vadovų vertinimo. Metams bėgant klausimynas keitėsi, o 2014-ųjų pabaigoje buvo iš esmės atnaujintas. Dabar jį sudaro 83 klausimai apie darbo aplinką, vidinę komunikaciją, darbuotojus pasiekiančią informaciją, tiesioginius vadovus, departamento vadovybę, taip pat pildant klausimyną galima įrašyti savo pasiūlymus, pageidavimus, komentarus.
Sistemoje pildomas klausimynas yra anonimiškas ir neprivalomas. „Nedarome spaudimo pildyti klausimyno. Juk svarbiausia, kad atsakymai būtų nuoširdūs. Dažniausiai klausimyną pildo aktyviausi, lojalūs darbuotojai, kuriems svarbu, kokioje įstaigoje dirbti. Būtent jų nuomonė ir yra svarbiausia“,– teigia K. Liutkienė.
„Šie tyrimai yra labai naudingi,– tvirtina ji. – Gauname daug vertingos informacijos, galime stebėti ir analizuoti darbuotojų poreikius, pasitenkinimą, sužinoti savo stipriąsias ir silpnąsias vietas, kurias reikia tobulinti, atsiranda galimybė stebėti pokyčius ir t. t.“
Reikia žinoti, kas motyvuoja: „Kiekvienai įstaigai svarbu žinoti, kas jos darbuotojus motyvuoja dirbti būtent toje, o ne kitoje įstaigoje, ir dėl kokių priežasčių jie išeina. Ypač, jei kalbame apie talentingiausius, geriausius darbuotojus. Gebėjimas motyvuoti darbuotojus yra viena iš svarbiausių kiekvienos įstaigos savybių. Ne vien pinigai motyvuoja darbuotojus. Socialinių darbuotojų poreikių patenkinimas ir gera darbinė atmosfera taip pat padeda užtikrinti darbo sėkmę ir įgyvendinti įstaigos tikslus. Teko skaityti apie tyrimą, kurio rezultatai parodė, kad dauguma darbuotojų sutiktų gauti 20 proc. mažesnį atlyginimą, jei turėtų lankstesnį darbo grafiką. Kiti vertina galimybę būti naudingais ir įvertintais. Treti net ir dėl didesnio atlyginimo nenori palikti šaunaus kolektyvo“, – pasakoja Kristina Liutkienė, l. e. p. Lietuvos statistikos departamento Žmogiškųjų išteklių valdymo skyriaus vedėja.
Per 12 metų Lietuvos statistikos departamente įvyko nemažai pokyčių, kuriuos nulėmė šios apklausos rezultatai. Pasak K. Liutkienės, pokyčiai labai įvairūs: pradedant skyrių restruktūrizavimu, priemonėmis, gerinančiomis darbo sąlygas, asmeninių vizitų pas vadovybę galimybe, informacijos pateikimu darbuotojams, lankstesniu darbo pradžios laiku (galima pasirinkti norimą darbo pradžios laiką tarp 7 ir 9 val.), baigiant įvairiomis kolektyvo formavimo iniciatyvomis, knygų mėgėjų būreliu, išvykų organizavimu ir kt.
Kaip vieną iš sėkmingiausių ir besitęsiančių priemonių, įgyvendintų jau po pirmosios apklausos, K.Liutkienė įvardija Vidaus komunikacijos tobulinimo darbo grupę. Tai savanoriškais pagrindais veikianti darbo grupė, prie kurios gali prisijungti bet kuris aktyvus, turintis idėjų, norintis kurti įstaigoje socialinį gyvenimą ir prisidėti prie vidinės komunikacijos gerinimo darbuotojas. Ši grupė organizuoja įvairius neformalius renginius, išvykas, ekskursijas, parodas, knygų mylėtojų būrelį, susitikimus su įdomiais žmonėmis ir kt.
„Tai didelė pagalba mūsų Žmogiškųjų išteklių valdymo skyriui, kuriame šiuo metu dirba tik keturi žmonės. Grupėje žmonės nuolat keičiasi, ateina su naujomis idėjomis ir entuziazmu – ji tapo savotiška įstaigos socialinio gyvenimo varomąja jėga“,– tvirtina K. Liutkienė.
Po pirmosios apklausos sukurtas ir įstaigos vidinis tinklalapis – intranetas. Dabar jis ypač naudingas, nes jame galima rasti praktiškai visą informaciją apie departamentą: nuo visų su veikla susijusių dokumentų, planų, ataskaitų, posėdžių protokolų, konferencijose skaitytų pranešimų, įstaigos blankų, įsakymų, komandiruočių planų, informacijos apie atvyksiančius svečius ar darbuotojus, išvažiuojančius į komandiruotes, jų ataskaitas iki darbuotojų kontaktų, atostogų grafikų, vardadienių, asmeninių skelbimų ir t. t. Intranetas nuolat papildomas naujais skyreliais – dažniausiai po eilinės apklausos. Štai visai neseniai darbuotojams pasiūlius atsirado skyrelis, kuriame registruojasi visi darbuotojai, kurie darbo reikalais turi išeiti iš departamento į kitas įstaigas, posėdžius ir kt. Taigi kolegos žino, kas šiuo metu yra nepasiekiamas ir kada bus darbe.
Dar vienas klausimyno rezultatas – Idėjų bankas. Į jį galima pasiūlyti bet kokią idėją (ir anonimiškai), ką departamente būtų galima patobulinti. Speciali darbo grupė pasiūlymus nuolat peržiūri ir atrenka tai, kas realiai įgyvendinama ir galėtų prisidėti prie įstaigos gerovės. Viena iš tokių dabar įgyvendinamų idėjų norintiems mokytis anglų kalbos susiburti į grupę ir savo lėšomis po darbo kartu mokytis. Toks mokymasis labai motyvuoja, galima pasirinkti tokį mokytoją, kokio nori, ar tokį bendravimo ir mokymosi būdą, koks atrodo geriausias.
2013 m. buvo sukurtas Lietuvos statistikos departamento Karjeros fondas. Pagrindinis šio fondo tikslas – motyvuoti inovatyvius, karjeros siekiančius valstybės tarnautojus siekti karjeros būtent departamente, užtikrinti sklandų ir nuoseklų vidurinės grandies vadovų pakeičiamumą bei kelti valstybės tarnautojų kompetenciją ir skatinti mobilumą.
Į Karjeros fondą skyrių vedėjai siūlo perspektyviausius valstybės tarnautojus, kurie galėtų tikti vadovaujamajam darbui. Šiems darbuotojams rengiami vadovavimo mokymai, tiesioginiai vadovai juos kuruoja, supažindina su savo darbo specifika, įtraukia į darbo grupes ir pan. Tai darbuotojus motyvuoja siekti karjeros departamente, būti aktyvesnius. Įstaigai tai taip pat naudinga, nes turi kuo pakeisi į pensiją, kitą darbą ar tėvystės atostogas išeinančius vadovus.
Per gana neilgą šio Karjeros fondo gyvavimo laikotarpį karjeros laiptais pakilo 5 jam priklausę valstybės tarnautojai.
Po vienos iš apklausų gimė mintis ne tik gerinti darbo sąlygas ir atmosferą departamente, bet ir prisidėti prie visuomenės gerovės kūrimo. Intranete pradėta skelbti savaitės EKO žinutė, imtas skatinti elektronikos ir kitų atliekų rūšiavimas. Juk viskas susideda iš smulkmenų.
Be pastabų apsamanoja: Be abejo, kiekvienos idėjos įgyvendinimas reikalauja tiek vadovų, tiek atsakingų darbuotojų laiko ir pastangų. Tačiau jei niekas nesiims to „inovatoriaus“ vaidmens, jei vadovai nepalaikys naujovių, įstaiga labai greitai sustabarės, apsamanos, iš jos ims bėgti entuziastingi, idėjų turintys darbuotojai ir galiausiai ji taps nepajėgi vykdyti savo funkcijų.
Palaiko kontaktą su darbuotojais
Be minėto klausimyno, Lietuvos statistikos departamentas turi dar keletą būdų gauti grįžtamąjį ryšį iš darbuotojų ir palaikyti su jais kontaktą. Visus rūpimus klausimus vadovams arba tam tikriems padaliniams galima užduoti anonimiškai intraneto klausimų ir atsakymų skyrelyje, o visi atsakymai yra skelbiami viešai.
Intranete yra vienas ypač malonus skyrelis – darbuotojų padėkos vieni kitiems. Čia dėkojama už pagalbą, už gražų poelgį ar tiesiog malonų bendravimą.
Ypač vertinga, pasak K. Liutkienės, išeinančiųjų iš darbo anketa. „Tokiais atvejais žmonės paprastai atsakinėja atvirai, nuoširdžiai, tiesiai pasako, kas departamente patinka, o kas ne. Iš šių anketų gauname nemažai naudingos informacijos, kaip žmonės pas mus jaučiasi, ką norėtų keisti, dėl kokių priežasčių išeina, ir galime priimti atitinkamus sprendimus gerindami darbo aplinką“,– pasakoja ji.
Kas 2 metus Lietuvos statistikos departamentas atlieka savo vidurinės grandines vadovų kompetencijos tyrimą. Specialią anketą, kurioje pateikti klausimai apie įvairias vadovo kompetencijas, pildo pats vertinamas vadovas, 3 jo pavaldiniai, 3 kolegos vadovai ir kuratorius – generalinė direktorė arba vienas iš generalinės direktorės pavaduotojų. Ši anketa naudinga keliais aspektais. Pirma, jos rezultatai naudojami nustatant mokymų poreikį. Antra, ji leidžia vadovui sužinoti, kaip pavaldiniai, kolegos, vadovai vertina jo gebėjimus vadovauti, darbo kokybę, palyginti su savęs vertinimu ir, žinoma, padaryti tam tikras išvadas. Kartais žmogus gali manyti, kad, pavyzdžiui, jis puikiai komunikuoja su savo pavaldiniais, bet po apklausos paaiškėja, kad jie atrodo visai kitaip. Ir trečia – ši anketa gali tapti signalu vadovybei, kad skyriuje yra kažkokių spręstinų problemų.
Kaip ir daugelis įstaigų, Lietuvos statistikos departamentas apklausia ir mokymus lankiusius darbuotojus. Viena anketa pildoma iš karto po mokymų. Joje klausiama, kaip vertinami mokymai, ar buvo naudingi. Po 3 mėnesių siunčiamas antras klausimynas, kuriame reikia konkrečiai įvardyti, kaip jis panaudojo įgytas žinias. Tai padeda objektyviau nustatyti mokymų vertę ir naudą organizacijai.
Derina tikslus: Žmogiškųjų išteklių valdymas yra vienas iš svarbiausių procesų kiekvienoje įstaigoje. Be tinkamų ir kvalifikuotų specialistų nė viena įstaiga negalėtų pasiekti savo tikslų. Todėl labai svarbu, kad darbuotojai suprastų įstaigos tikslus ir prisidėtų prie jų įgyvendinimo. Tada įstaiga gali tobulėti reikiama kryptimi, kad taptų patraukli ir savo darbuotojams, ir visuomenei, kad būtų verta pripažinimo – tokia Lietuvos statistikos departamento pozicija.
Tam tikra grįžtamojo ryšio priemone galima laikyti ir veiklos valdymo sistemą, kurioje darbuotojai privalo fiksuoti savo darbo laiko sąnaudas. „Šiuo darbu ne visi darbuotojai yra patenkinti, – pripažįsta K. Liutkienė, – bet įstaigai yra naudinga turėti tokią informaciją, matyti darbo laiko sąnaudas, jų pokyčius, planuoti biudžetą. Pavyzdžiui, turime tokį pat darbą atliekančius padalinus, taigi galima palyginti, kiek laiko jie skiria šiam darbui atlikti. Jei skirtumai yra dideli, ieškome priežasčių, kodėl taip yra. Taip pat sistema leidžia atrasti besidubliuojančias funkcijas, veiklos sritis, kurias galima optimizuoti.“
Grįžtamasis ryšys departamente gaunamas ir tiesiogiai. Vieną kartą per mėnesį departamento generalinė direktorė priima darbuotojus aptarti įvairius jiems rūpimus klausimus. Kaip patvirtino pati departamento generalinė direktorė Vilija Lapėnienė, šių pokalbių metu gimsta nemažai naudingų idėjų.
„Žinoma, įvairiausių apklausų apdorojimas užima labai daug Žmogiškųjų išteklių valdymo skyriaus specialistų darbo laiko. Tačiau esame didelė įstaiga ir su kiekvienu darbuotoju asmeniškai pabendrauti, sužinoti jo nuomonę visais klausimais nėra galimybės. Tačiau ją žinoti yra būtina, jei norime išlaikyti savo darbuotojus, jei norime, kad jie prisidėtų prie įstaigos tobulėjimo, kurtų ją tokią, kokia norisi didžiuotis“,– teigia K. Liutkienė.
Straipsnis parengtas Valstybės tarnybos departamento, spausdintas „Valstybės tarnybos aktualijose“ http://portalas.vtd.lt/lt/news/leidiniai/valstybes-tarnybos-aktualijos-2015-sausis-292.html
Statistiko užrašai 